Zaalvoorwaarden

Voorwaarden bij de Incompany training.

Komen we een incompany training bij jullie op locatie geven? Dan vragen we jullie om aan onderstaande voorwaarden te voldoen. Mocht het niet direct mogelijk zijn om aan alle voorwaarden te voldoen, dan horen we dit graag zo snel mogelijk van jullie, zodat we tijdig kunnen overleggen over een alternatief.

Als de trainer op de dag zelf beoordeelt dat de veiligheid van deelnemers en trainers niet voldoende is gewaarborgd, behouden wij ons het recht voor de training ter plekke te annuleren.

Algemene eisen rondom de huidige Corona maatregelen

  • Jullie dragen er zorg voor dat de locatie voldoet en medewerkers zich houden aan de meest recente RIVM-richtlijnen.
  • Jullie zorgen ervoor dat het gehanteerde protocol voor de 1,5 meter maatregelen inzichtelijk is voor iedereen. Jullie contactpersoon zal de trainer(s) ontvangen, en de kortste weg naar de juiste ruimte wijzen.
  • De locatie heeft voldoende ruimte in de zaal, om de 1,5 meter afstand te waarborgen, ook als het gaat om looppaden en ruimte bij de catering.
  • Indien mogelijk zorgen jullie ervoor dat de deelnemers door één ingang naar binnen komen en door één ingang naar buiten gaan. Graag voldoende desinfectie spray en/of gel voor zowel oppervlakten als handen aanwezig hebben, in zowel de zaal als bij de toiletten.
  • Om ervoor te zorgen dat alle deelnemers op de hoogte zijn van de persoonlijke maatregelen, vragen wij jullie hier verantwoordelijkheid voor te nemen.

Voorwaarden voor de zaal

  • Schoolopstelling. Opstelling van de zaal graag in school-/examenopstelling, met tenminste 1,5 meter tussen de zitplaatsen en als het kan wat extra ruimte of een pad om tussen de tafels door te lopen. Op deze manier kan iedereen de trainer en het scherm goed zien en blijft er voldoende ruimte voor de looppaden tussenin.
  • Graag ook een tafel en stoel voor de trainer(s) voorin de zaal. Indien er meerdere trainers aanwezig zijn, graag voor iedere trainer één aparte tafel.
  • Voldoende daglicht en een hoog plafond met een (groot) projectiescherm. Alle deelnemers hebben zo goed zicht op het scherm, zitten niet tegen anderen aan te kijken en hoeven niet te turen.
  • Voldoende zuurstof en een goede temperatuur. Dit is belangrijk voor de concentratie, zeker als je een dag intensief bezig bent.
  • Meerdere stopcontacten beschikbaar. Zodat we de beamer, de laptop en de geluidsapparatuur goed kunnen aansluiten.

Voorwaarden voor het materiaal

  • Beamer en projectiescherm. Indien dit niet aanwezig is, horen we het graag.
  • Aansluiting voor de laptop. We hebben een HDMI of VGA aansluiting nodig, een online of USB verbinding voldoet niet.
  • Flip-over óf een whiteboard.
  • Een werktafel per deelnemer.
  • Voorin de zaal een grote tafel voor de trainer, met daar ook de aansluitkabel voor de beamer. Als het een losse beamer betreft, dan is ook een beamertafel nodig.
  • Bij 20 deelnemers of meer: geluidsversterking in de zaal. Dit is een belangrijk punt. Zonder geluidsversterking is de trainer moeilijk verstaanbaar en is het lastiger voor deelnemers om de aandacht erbij te houden.

Overige voorwaarden

  • Toegang tot de ruimte. We nemen graag de tijd om de deelnemersmaterialen klaar te leggen en de presentatiemiddelen te testen en willen daarom de zaal al anderhalf uur van tevoren in kunnen. De trainer kan wel later aankomen door bijvoorbeeld verkeersdrukte, maar het is fijn als de zaal beschikbaar is.
  • Koffie en thee en eventueel wat lekkers in de pauzes. Het is ook prettig als er kannen water beschikbaar zijn voor de deelnemers.
  • Goede rijdbare doorgangen. We komen met een aantal zware kratten op wieltjes, dus we kunnen niet naar zalen komen die alleen bereikbaar zijn via de trap. Let ook op kleine trapjes in de gang.
  • Op- en afbouw van de zaal. Dit is de verantwoordelijkheid van het bedrijf. Denk hierbij aan het op- en afbouwen van de schoolopstelling, het terugzetten van tafels, stoelen, etc.

Aanvullende voorwaarden bij een implementatiemodule

Werkende computers of laptops voor alle deelnemers. Niet werkende computers zijn uitgesloten van deelname. Let op: voor iedere deelnemer een eigen computer met toegang tot het programma dat we gaan gebruiken.
De deelnemers moeten toegang kunnen hebben tot het eigen account.
Voldoende capaciteit op het netwerk om alle computers tegelijkertijd te laten werken.

Overig

  • Voorafgaand contact en afstemming met de organisator of systeembeheerder over deze ruimte en op de dag zelf op afroep beschikbaar. Bij eventuele problemen is het fijn als de systeembeheerder even meekijkt en helpt bij aanvang van de implementatiemodule.
  • De implementatiemodule is geschikt voor maximaal 12 deelnemers per trainer.
  • De ruimte moet goed toegankelijk zijn vanaf de andere trainingsruimte.