We weten dat Getting Things Done werkt. We zien de positieve reacties van GTD-gebruikers en we zien in onze trainingen hoe deelnemers de concrete adviezen en samenhang in stappen oppakken en ermee aan de slag gaan. Uiteraard zijn we bij meereffect zelf GTD-gebruikers die weten wat GTD op kan leveren. Toch hadden we behoefte om preciezere data te hebben bij wat GTD, en met name de meereffect GTD-training, deelnemers nu precies oplevert. Hoogste tijd voor een serieus onderzoek!
Om te weten wat de GTD-training deelnemers oplevert, hebben we contact gezocht met de faculteit Arbeids- en organisatiepsychologie van de Universiteit Tilburg. Na wat gesprekken hebben we Ari Sadik leren kennen, die zijn master thesis wilde doen op een onderzoek naar het effect van de GTD-training.
In januari 2016 is het onderzoek begonnen. Een grote groep deelnemers van de GTD-training kreeg voorafgaand aan de training een vragenlijst en vier weken na de training nog eens dezelfde vragenlijst te beantwoorden. Ook een controlegroep kreeg de vragenlijst en vier weken later nog eens. Daarmee is niet alleen te zien wat de resultaten na vier weken zijn, maar ook of die resultaten bij de controlegroep afwezig zijn.
De deelnemers aan het onderzoek hebben de GTD-training van één dag gedaan, waarvan een aantal ook hulp kreeg bij het implementeren van hun systeem. Geen van de deelnemers volgde een meerdaagse training of heeft na de eendaagse training coaching gekregen. Daarmee was de investering van deelnemers wat betreft trainingstijd één werkdag.
Uit dit onderzoek komt naar voren dat deelnemers aan de GTD-training:
Veel kenniswerkers ervaren stress in hun werk: veel e-mails en volle inboxen, veel taken om te doen, diverse projecten die tegelijk lopen. Door urgentie en druk wordt het voor hen erg lastig te prioriteren, er zijn lange termijnprojecten die lang blijven liggen en taken die doorgeschoven worden.
De deelnemers is vooraf en na de training gevraagd in welke mate zij stress ervaren, of zij piekeren over hun werk en of ze zich zorgen maken dat hun werk niet afkomt. De meting na de training liet een wezenlijke daling zien als antwoord op deze vragen.
In de GTD-training wordt aandacht besteed aan omgaan met al die verplichtingen, dat wat op je afkomt onder controle krijgen en aan momenten van reflectie in te bouwen. Daarmee biedt de GTD-training een aantal concrete acties om stress te verminderen. De resultaten laten zien dat deelnemers van de GTD-training die vermindering ervaren.
Kenniswerkers hebben over het algemeen veel autonomie in hun werk. Vaak bepalen zij zelf hoe ze een dag indelen, welke taken en projecten ze oppakken en wat de beoogde uitkomsten van taken en projecten zijn. Die mate van vrijheid klinkt positief maar heeft ook schaduwkanten. Hoe weet je wat je wanneer oppakt als je in feite overal uit kunt kiezen? En wanneer is een project goed? Als er voor kenniswerkers te veel open eindjes zijn in hun werk, ervaren zij een gebrek aan controle. Dat gebrek aan controle leidt tot een negatieve beleving van werk.
Deelnemers aan het onderzoek is voor en na de training gevraagd of zij het gevoel hebben voldoende controle over hun werk te hebben, of zij hun werk als voldoende gestructureerd ervaren en voldoende weten wat ze moeten doen om bepaalde resultaten te halen. De deelnemers aan het onderzoek scoorden wezenlijk hoger op een gevoel van controle na de training dan voor de training.
In de training wordt veel aandacht besteed aan controle en overzicht over werk krijgen, bijvoorbeeld met de vijf stappen van de Getting Things Done-werkstroom, het definiëren van Gewenste Uitkomsten voor projecten met daarbij concrete Eerstvolgende Acties en het beleggen van korte momenten van reflectie. Deze vaardigheden geven meer grip op de vrijheden die veel kenniswerk kenmerkt.
Elke professional hecht eraan productief te zijn. Het is erg bevredigend na een werkdag te kunnen terugkijken op wat je allemaal hebt afgemaakt en welke projecten vooruit gaan. Regelmatig is dat gevoel voor kenniswerkers lastig te bereiken, aangezien er voortdurend de afweging te maken is om geplande taken te doen, dan wel op een vraag of storing in te gaan, dan wel e-mail te verwerken. En druk zijn met taken wil nog niet zeggen dat het de juiste taken zijn. Kortom, om je productief te voelen, is er meer nodig dan aan de slag gaan.
Deelnemers is voor en na de training gevraagd of ze met de tijd die ze hadden voldoende werkzaamheden afkregen, voldoende voortgang op kerntaken maakten en voldoende planning- en timemanagementvaardigheden hadden. De deelnemers scoorden zichzelf na de training wezenlijk hoger op hun productiviteit.
In de training staan we uitgebreid stil bij het fenomeen productiviteit en de productiviteitservaring. Door te bepalen wat jou helpt om je productief te voelen, wordt het gevoel concreter en makkelijker te bereiken. Ook bieden momenten van reflectie veel toegevoegde waarde om te zorgen dat de volgende dag en week net weer wat slimmer, eleganter of soepeler lopen dan deze. Ook de realisering dat storingen in bepaalde mate onderdeel zijn van het werk, helpt om die te accepteren en waar mogelijk te managen.
Het doel van Getting Things Done is in eerste instantie om deelnemers meer overzicht en controle over hun werk te geven, waardoor ze hun beste werk doen. Maar uit ervaring weten we dat de vijf GTD-stappen om je werkstroom te managen, ook leiden tot concrete tijdbesparing.
80% van de deelnemers aan de training geeft aan tijd te besparen met de inzichten van de training. Jaarlijks komt dat op gemiddeld 66 uur besparing per werknemer (bij 45 werkweken per jaar).
In de training staan we stil bij manieren om je werk te structureren, bewuster een dag in te delen, storingen en met name e-mail beter te managen. Dat leidt tot tijdbesparing en een beter resultaat met de bestede tijd. De deelnemers aan deze training hebben niet deelgenomen aan de e-mailmanagementsessies, waarvan we uit eerdere case studies weten dat die tot twee uur per week op een volle werkweek kunnen besparen. Door de combinatie van een Getting Things Done Level 1 Basistraining en een workshop e-mailmanagement te doen, is er dus een hoger resultaat te halen.
Een investering van een dag training in Getting Things Done loont. Minder stress, meer controle en een hogere productiviteit: GTD zorgt voor een substantieel betere ‘kwaliteit van werken’. Daarnaast levert GTD een tijdbesparing van gemiddeld 66 uur per jaar op: een volle werkweek. Alleen al dit laatste aspect maakt dat investeren in de meereffect GTD-training bijzonder rendabel is.
Meereffect B.V.
Ambachtsweg 4-L
3953 BZ Maarsbergen
Postbus 350, 3941 AJ Doorn
KVK nummer: 30164846
BTW nummer: NL808850039B01
Meereffect is de Master License Partner van de David Allen Company in de Benelux. GTD en Getting Things Done zijn geregistreerde merken van de David Allen Company.
Meereffect is de Master License Partner van Streamline Certified.