GTD mini-training stap 5: Doen

De laatste stap

In deze korte video legt David Allen uit wat bij de stap ‘Doen’ komt kijken. Wat is er nodig om dat wat je gaat doen met volle aandacht te kunnen gaan doen?

GTD mini-training stap 5: Doen

Doen

Een taak kiezen uit je Eerstvolgende Acties lijst vereist dat je die lijst vertrouwt. Het belang van stap vier, reflecteer, is daarmee nog eens bewezen. Je kunt je alleen goed voelen bij wat je niet doet als je weet wat je niet doet. Een keuze uit een actuele lijst betekent dat je ook ziet wat je niet doet. Het is beter te zien wat je niet doet, dan een actie te doen en het knagende gevoel te hebben dat er nog van alles is dat je ook zou kunnen, moeten, willen doen. Een taak kiezen, doe je in twee stappen. Ten eerste: wat kun je hier en nu doen? Ten tweede: wat is binnen wat je kunt doen het belangrijkst? Er zijn in veel gevallen beperkingen aan wat je kunt doen. Soms kun je niet bellen of heb je de tijd niet een lange taak te doen. Dat beperkt je keuze. Kies uit wat je kunt doen de taak die nu de meeste waarde toevoegt.

Praktische tips bij Doen

  • Je kunt niet alle taken overal doen. Om te kunnen bellen heb je een telefoon nodig en voldoende stilte om jezelf verstaanbaar te maken. Om te kunnen lezen, heb je voldoende rust nodig. Om met Mark te kunnen overleggen heb je … Mark nodig!
  • Gebruik voor elke taak een context. Een context is het antwoord op de vraag waar je moet zijn om deze taak te kunnen doen. In bovenstaande voorbeelden zijn er dus contexten als ‘bellen’ en ‘kantoor’ en ‘bespreekpunten voor Mark’.
  • Vind uit wat voor jou relevante contexten zijn. Welke plaatsen, mensen, overleggen of tools heb jij voor bepaalde taken nodig? Voeg in je takenmanager of in je to do-lijst per taak de juiste context toe. Voorbeeldcontexten zijn:
    • Telefoon: alle bel-taken
    • Thuis: klussen in en rond huis of juist thuiswerk als je je daar beter kunt concentreren
    • Kantoor: die zaken die je per se op kantoor moet doen
    • Boodschappen: in de winkel altijd een actuele lijst
    • MT-overleg: de bespreekpunten als je in dit overleg zit
    • Mark: de bespreekpunten als je in deze persoon ziet of belt of een gesprek voorbereidt
    • SAP: als je in een bepaalde software-omgeving zit en alle taken daarbinnen wil doen.
  • Een extra voordeel: ga je een bepaalde taak doen, dan kun je meer dezelfde taken achter elkaar doen. Het is voor je hersenen makkelijker om vier telefoontjes te doen en dan drie e-mails te schrijven, dan telkens tussen bellen en schrijven te wisselen.
  • Kies binnen de taken die je kunt doen de belangrijkste taak. Soms is dat een kopje koffie met een collega en soms een strategische brainstorm. Wat voegt, gegeven wat je kunt doen, de meeste waarde toe?

Dat was de laatste stap!

Je hebt nu de vijf stappen gelezen en binnen elke stap een aantal best practices gezien die je direct kunt gebruikenJe verzamelgewoontes, contexten bij taken of een agenda niet vol zetten met wat je wilt doen. Allemaal tips die je direct kunt toepassen. We hopen dat deze mini-training je heeft geholpen om al iets meer focus en overzicht te krijgen over al je taken en verantwoordelijkheden. 

En verder

  • Ben je enthousiast geworden over Getting Things Done? Kijk dan eens of een training niet iets voor jou is
  • Lees hier hoe werken met Getting Things Done je, in tegenstelling tot vele andere trainingen, echt helpt om productiever te werken. 
  • Meld je aan voor onze tweewekelijkse artikelen voor nuttige tips en om op de hoogte te blijven van alles in de GTD wereld!
  • Probeer ook eens de mini-training van ons andere product: Streamline Certified. 
 
Als je vragen hebt, meer informatie wilt, of gewoon even wil babbelen neem dan contact met ons op!

Bedankt voor je deelname aan de mini-training.

Het team van meereffect